פחות תיאום ידני. יותר שליטה בתהליך.
העברת בקשה, עדכון סטטוס, איסוף מסמכים ואישור מנהל יכולים להפוך למסלול עבודה מסודר. DLTS מתכננת ומטמיעה אוטומציות שמחברות בין האנשים והמערכות, עם טיפול בחריגים ובקרה על הביצוע.
למנהלי תפעול, שירות, כספים ומשאבי אנוש שרואים זמן עבודה נשחק על פעולות חוזרות ועל מעקב ידני אחרי משימות.
תהליך עובר בין מיילים, קבצים ומערכות, וכל מעבר דורש שמישהו יזכור לפעול. בלי הגדרת כללים, אישורים וחריגים, אוטומציה עלולה רק להעביר את חוסר הסדר מהר יותר.
מה אפשר לקדם יחד
מגדירים את היקף השירות לפי המצב הקיים, סדרי העדיפויות והמשאבים של הארגון.
מיפוי התהליך מקצה לקצה
הגדרת נקודת התחלה, שלבים, קלטים ותוצאה רצויה יחד עם מי שמבצע ומנהל את העבודה.
אישורים וכללים עסקיים
תרגום מדיניות ותנאי מעבר למסלול ברור, עם אישור אנושי להחלטות שהארגון בוחר להשאיר בשליטתו.
העברת מידע בין כלים
חיבור מערכות וערוצי עבודה לפי יכולות הממשק, עם הגדרה מי אחראי למידע בכל שלב.
טיפול בכשלים ובכפילויות
תכנון בדיקות, ניסיונות חוזרים והעברה לטיפול ידני כשהתהליך אינו יכול להמשיך כרגיל.
AI למשימות המתאימות
בחינת שילוב של סיווג, חילוץ מידע או הכנת טיוטה, עם בדיקת איכות וגבולות לשימוש בתוצר.
נראות ותחזוקה
תיעוד סטטוס והרצות, מסלול התרעה ואחריות לעדכון התהליך כשהמערכות או הכללים משתנים.
איך זה משרת את הארגון שלכם
- תהליך עבודה עם שלבים, כללים ובעלי אחריות
- צמצום פעולות ידניות בתרחישים שנבחרו לאוטומציה
- נראות של סטטוס, חריגים ופעולות שממתינות לאישור
- מסגרת תחזוקה שמאפשרת להתאים את התהליך לשינויים
תרחיש לדוגמה: בקשת רכישה שעוברת לאישור
תרחיש לדוגמה שממחיש את הגישה ואת השינוי בתהליך העבודה.
עובד שולח בקשה במייל, מנהל מבקש פרטים חסרים ומישהו מעתיק את המידע למערכת ומברר אם כבר ניתן אישור.
בקשה מובנית נבדקת ומועברת למאשר המתאים. לאחר האישור נוצר עדכון במערכת, ומקרים חסרים או חריגים ממתינים לטיפול מוגדר.
הדרך לפתרון — שלב אחר שלב
- 01
בוחרים תהליך ומסדירים כללים
ממפים את העבודה הקיימת, מאתרים פעולות חוזרות ומגדירים תוצאה, אישורים וחריגים.
- 02
בונים ובודקים את המסלול
מחברים את השלבים ומנסים תרחישים רגילים וחריגים, כולל מידע חסר, פעולה חוזרת וכשל במערכת.
- 03
מפעילים עם בקרה ומשפרים
משיקים בהיקף מוסכם, עוקבים אחר ביצוע וחריגים ומרחיבים רק אחרי שהעבודה בפועל נבדקה.
התשובות שעוזרות לקבל החלטה
מאיזה תהליך כדאי להתחיל?
מחפשים תהליך חוזר עם שלבים ברורים, בעל אחריות ונתונים נגישים. בוחנים גם את זמן העבודה הנוכחי ואת מספר החריגים כדי לבחור נקודת התחלה שאפשר לבדוק.
האם כל האוטומציות צריכות AI?
פעולות עם כללים קבועים יכולות להתבצע באוטומציה רגילה. AI נבחן כשיש צורך בעיבוד תוכן כמו טקסט ומסמכים, ובהתאם לאפשרות לבדוק את התוצר.
מה קורה כשהמערכת לא זמינה או חסר מידע?
מגדירים מראש מסלול לכשל: המתנה, ניסיון נוסף או העברה לאדם אחראי. בודקים גם כיצד למנוע פעולה כפולה וכיצד להמשיך לאחר תיקון התקלה.
האם האוטומציה יכולה לאשר פעולות כספיות לבד?
רמות האישור והסמכות נקבעות על ידכם. אפשר להכין נתונים ולהעביר בקשה לאישור, ולהשאיר פעולות בעלות משמעות כספית או עסקית מאחורי אישור מוסמך.
אפשר להתחיל מהאתגר שהכי חשוב לכם לפתור.
ספרו בקצרה מה קורה היום ומה הייתם רוצים לשפר. נבחן יחד את האפשרויות ונגדיר צעד ראשון שמתאים לארגון שלכם.
- מבררים צורך, מערכות קיימות וסדרי עדיפויות
- בוחנים כיוון והיקף עבודה לפני שמתחייבים
- אפשר לשוחח בטלפון או לתאם פגישה
פתרונות שעובדים טוב יחד
מה הייתם רוצים
שיעבוד טוב יותר?
טיפול במחשוב שמכביד על ההנהלה, ספקים שצריך לתאם או תהליך ידני שחוזר כל יום. ספרו לנו מה האתגר, ונבחן יחד את הצעד הנכון לעסק שלכם.